Trzy proste sposoby na korzystanie z technologii i atutów pracy zdalnej

Świat biznesu poddawany jest ciągłym i szybkim zmianom. Wpływa to na sposób, w jaki pozyskuje, organizuje i zarządza się zasobami, a technologia i praca zdalna mają w tym swój ważny udział.

Nigdy wcześniej nie było tylu globalnych powiązań między informacją, handlem, technologią, kapitałem i towarami, jak dzisiaj – i nic nie wskazuje, żeby ta tendencja miała się szybko zmienić. Ale też nigdy w nowoczesnej historii biznes nie musiał mierzyć się z tak skrajną sytuacją, jak wiosną 2020 r. Gospodarki wielu krajów zostały zamrożone, a ogromna część pracowników odesłana do domów, by tam zorganizować sobie miejsca pracy w ramach tzw. home office. Warto potraktować tę sytuację nie tylko jako moment kryzysowy, ale też jako szansę, by rozwinąć swój biznes w nowych kierunkach.

W jaki sposób praca zdalna może stanowić przełom dla Twojej firmy?

Narzędzia do pracy zdalnej pozwolą Twoim pracownikom na dostęp do informacji i ich przetwarzanie oraz umożliwią komunikację i współpracę przy projektach poprzez mobilne urządzenia połączone z Internetem w każdym miejscu na świecie.

Może to mieć spory wpływ na potencjał wzrostu i korzyści dla Twojej firmy. Dając pracownikom swobodę pracy bez względu na to, gdzie się znajdą, zwiększysz wydajność zespołów w Twojej organizacji. Oznacza to wyższą skuteczność, niższe koszty i bardziej (bardzo często) zadowolony personel.

Dla wielu pracowników elastyczność w wyborze miejsca pracy oraz równowaga między życiem zawodowym a osobistym jest niezwykle istotna. Wielu przyznaje, że dzięki pracy zdalnej mogą wyprowadzić się z miasta, a niektóre firmy jeszcze przed okresem epidemii, poszukując nowych pracowników, zachęcały do podjęcia pracy nie tylko argumentami finansowymi, ale także możliwością przynajmniej częściowej pracy z domu.

Poniżej przedstawiamy trzy usprawnienia, które Twoja firma może wprowadzić już teraz, aby umożliwić pracę zdalną swojej załodze.

1.Zacznij udostępniać pliki i dane w chmurze

Warto odchodzić od zapisywania plików lokalnie, na dyskach komputerów każdego z pracowników. To samo tyczy się dokumentów, które muszą być przesyłane wewnątrz firmy pomiędzy poszczególnymi pracownikami. Często w takich sytuacjach tworzy się skomplikowana ścieżka modyfikacji danego dokumentu, niekiedy rozgałęziająca się na wiele równoległych wersji tego samego pliku. Powoduje to często chaos i bałagan, gdy zespoły nie wiedzą, jaka jest aktualna wersja dokumentu, na którym należy pracować.

Wygodniej jest wdrożyć systemy, dzięki którym pracownicy mogą sobie wzajemnie udostępniać służbowe pliki i dane w chmurze. Po wdrożeniu narzędzi cloud computing, czyli przetwarzania danych w chmurze, wszyscy członkowie zespołu mogą pracować na tych samych plikach bez obawy o to, że będą się one duplikować lub będą nieaktualne.

Dokumenty będą bezpieczne podczas zapisywania w chmurze – możesz więc pożegnać się z napawającym trwogą scenariuszem, kiedy to Twój komputer przestaje działać i wszystkie zapisane na nim pliki są bezpowrotnie utracone.

2.Korzystaj z aplikacji mobilnych i bądź na bieżąco nawet poza biurem

Obecnie każdy ma telefon komórkowy, dlaczego by więc nie wykorzystać go biznesowo przy tak ogromnej dostępności różnych aplikacji?

Dzięki aplikacjom mobilnym Twoi pracownicy mogą być na bieżąco z działaniami firmy, w związku z czym mogą pracować z domu, z kawiarni lub z innego oddziału Twojego przedsiębiorstwa znajdującego się w innej części kraju (lub świata).

Aplikacje mobilne umożliwiają zdalne podejmowanie ważnych decyzji, które w innym wypadku musiałyby poczekać na powrót kluczowego pracownika zespołu do biura. Możesz dzięki nim upewnić się, że priorytetowe sprawy Twojej firmy nie są odkładane i wszystkie cele są realizowane na czas, a kluczowe projekty dopinane w wyznaczonych terminach.

3.Wybierz oprogramowanie finansowe w chmurze, aby mieć pod ciągłą kontrolą finanse firmy

Wyobraź sobie, że masz spotkanie z kluczowym obecnym lub potencjalnym klientem i potrzebujesz dostępu do swoich najnowszych danych finansowych. Kiedyś trzeba by było przygotować kilka slajdów i podczas spotkanie wykorzystać prezentację. Przy każdym tego rodzaju spotkaniu musiałbyś dokonywać aktualizacji dokumentów, być może także prosić o aktualne dane finansowe swój dział księgowy lub finansowy. Dzisiaj nie musi to tak wyglądać.

Zacznij korzystać z oprogramowania finansowego w chmurze, aby mieć dostęp do danych uaktualnianych w czasie rzeczywistym. Będzie to pomocne przy ważnych spotkaniach i aktualizacjach firmowych informacji. Korzystając z najnowszych raportów i bieżących paneli kontrolnych, będziesz mieć wgląd w informacje potrzebne w każdej sytuacji biznesowej.

Podsumowanie

Zmieniając sposób, w jaki działa Twoja firma, a także wdrażając nowe technologie i pracę zdalną, sprawisz, że będzie ona sprawniej i wydajniej funkcjonować oraz łatwiej osiągnie wyznaczone cele i utrzyma się w czołówce swojej branży.

Dzisiaj wiele przedsiębiorstw przeszło na system pracy zdalnej przymusowo. Ale może się okazać, że już po złagodzeniu restrykcji związanych z epidemią taki system pracy będzie dla wielu firm bardzo korzystny i opłacalny dzięki zapewnieniu pracownikom większej elastyczności i wykorzystywaniu nowoczesnych narzędzi czyniących pracę bardziej efektywną.

Autor wpisu / Partner wpisu:
SAGE | Karol Flaziński

TAGI: Edukacja / Biznes / Innowacje